Do zakresu działania Referatu Organizacyjno - Administracyjnego i Promocji należy w szczególności:
1. W zakresie spraw ogólnych:
- organizowanie obiegu informacji wewnętrznej w Urzędzie,
- organizowanie załatwiania skarg i wniosków obywateli, prowadzenie rejestru skarg
i wniosków, nadzorowanie prawidłowości i terminowości przygotowania przez właściwe rzeczowo komórki organizacyjne wyjaśnień i materiałów niezbędnych do ich rozpatrzenia albo projektów rozstrzygnięć, - prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych w Urzędzie,
- prowadzenie archiwum zakładowego,
- programowanie oraz planowanie rozwoju wszystkich form kultury fizycznej, sportu i turystyki,
- prowadzenie spraw orderów i odznaczeń,
- redakcja strony internetowej gminy,
- analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
- przygotowanie informacji o działalności Wójta między sesjami Rady.
2. W zakresie spraw administracyjnych:
- przygotowywanie danych do opracowania strony Biuletynu Informacji Publicznej,
- organizowanie i koordynowanie zapewnienia dostępu do informacji publicznej dotyczącej działalności Gminy i jej organów, zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej,
- rozliczanie kart drogowych samochodów służbowych,
- nadzór nad handlem obwoźnym,
- nadzór nad utrzymywaniem targowiska (analiza dochodów).
- prowadzenie całej dokumentacji związanej z ubezpieczeniem majątku i odpowiedzialności cywilnej gminy,
- planowanie i organizacja zaopatrzenia Urzędu w środki trwałe, materiały biurowe oraz środki czystości,
- nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w Urzędzie,
- dbałość o właściwy stan techniczny budynków Urzędu, pomieszczeń, urządzeń oraz wyposażenia Urzędu,
- techniczna obsługa tablic informacyjnych Urzędu,
- zakup i wyposażenie pracowników obsługi w odzież ochronną i roboczą oraz środki czystości,
- prowadzenie dokumentacji związanej z wypłacaniem ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej dla pracowników,
- dekorowanie budynku Urzędu z okazji świąt państwowych,
3. W zakresie spraw społecznych:
- prowadzenie spraw związanych ze zgromadzeniami i imprezami masowymi,
- prowadzenie spraw związanych z promocją zdrowia oraz zapobieganiem patologiom społecznym, realizacja zadań w zakresie przeciwdziałania narkomanii,
- prowadzenie spraw dotyczących repatriacji,
- współpraca ze stowarzyszeniami, organizacja pozarządowymi i innymi instytucjami w zakresie przeciwdziałania patologiom społecznym i pomocy społecznej, w tym nadzór nad wykorzystania środków przekazywanych z budżetu gminy na pomoc w realizacji zadań z zakresu przeciwdziałania uzależnieniom.
- współpraca z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej i nadzorowanie działań dotyczących zaspokajania potrzeb mieszkańców gminy w zakresie opieki społecznej.
- współpraca z Zakładami Opieki Zdrowotnej z terenu gminy, z samorządem powiatowym i wojewódzkim dotyczącym świadczeń opieki zdrowotnej na terenie gminy oraz wykonywanie zadań przypisanych gminie w ustawach i rozporządzeniach dotyczących opieki zdrowotnej.
4. W zakresie spraw związanych z wykonywaniem zadań wynikających z ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi:
- prowadzenie spraw dotyczących wydawania zezwoleń (przeprowadzanie wizji, przygotowywanie opinii Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych),
- pomoc i udzielanie informacji przy złożeniu wniosku o wydanie zezwolenia,
- przyjmowanie oświadczeń o wartości sprzedaży poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w punktach sprzedaży na terenie gminy,
- przyjmowanie oświadczeń z inwentaryzacji zapasów napojów alkoholowych,
- naliczania opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
- przygotowywanie zaświadczeń potwierdzających dokonanie opłaty za korzystanie z zezwoleń,
- przygotowywanie zezwoleń i prowadzenie rejestru wydanych zezwoleń na:
- sprzedaż napojów alkoholowych do spożycia w miejscu sprzedaży,
- sprzedaż napojów alkoholowych do spożycia poza miejscem sprzedaży,
- jednorazową sprzedaż napojów alkoholowych,
- wyprzedaż posiadanych, zinwentaryzowanych zapasów napojów alkoholowych,
- naliczanie opłat za zezwolenia,
- wszczynanie i prowadzenie postępowania o wygaśnięciu zezwolenia,
- prowadzenie postępowania w sprawie cofnięcia zezwolenia,
- przygotowanie decyzji o odmowie wydania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
- prowadzenie postępowania administracyjnego dotyczącego zmian w zezwoleniach,
- sporządzanie sprawozdań i ankiet z zakresu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i opłat za korzystanie z tych zezwoleń,
5. Prowadzenie spraw z zakresu działalności Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w tym między innymi:
- przygotowania i protokołowania posiedzeń plenarnych komisji, zapewnienie realizacji wniosków z posiedzeń komisji,
- prowadzenie dokumentacji prac komisji,
- pomoc przy opracowaniu projektów rocznych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
- przygotowanie posiedzeń komisji w składzie do rozmów interwencyjnych i motywowania do leczenia odwykowego (wezwania osób nadużywających alkoholu oraz świadków, protokołowanie zeznań, kierowanie osób na dobrowolne leczenie),
- kierowanie osób, które w związku z nadużywaniem alkoholu powodują rozkład życia rodzinnego, demoralizują małoletnich, uchylają się od pracy albo systematycznie zakłócają spokój lub porządek publiczny, na badanie przez biegłego w celu wydania opinii w przedmiocie uzależnienia od alkoholu,
- przygotowywanie wniosków do Sądu Rejonowego w Rzeszowie (kompletowanie dokumentacji osób, które nadużywają alkoholu i przesyłanie do Sądu w celu zastosowania obowiązku poddania się leczeniu odwykowemu w stacjonarnym lub niestacjonarnym zakładzie lecznictwa odwykowego.)
- przygotowywanie kontroli punktów sprzedaży napojów alkoholowych na terenie Gminy, prowadzenie dokumentacji w tym zakresie.
6. Do zadań Sekretariatu należy zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójta, Zastępcy Wójta i Sekretarzowi oraz sprawy kancelaryjno - techniczne, a w szczególności:
- przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
- prowadzenie ewidencji korespondencji,
- prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
- zamawianie oraz prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych, nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
- przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Zastępcą Wójta lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
- prowadzenie spraw związanych z prenumeratą i rozdzielnictwem dzienników promulgacyjnych i prasy oraz innych wydawnictw.
7. W zakresie kadr:
- prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
- sporządzanie list płac oraz obliczanie świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych dla pracowników Urzędu,
- organizowanie szkoleń, doskonalenia zawodowego pracowników i praktyk zawodowych,
- przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
- rejestrowanie i rozliczanie udzielonych urlopów wypoczynkowych,
- zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
- przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
- ewidencja czasu pracy pracowników,
- prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy,
- kompletownie wniosków emerytalno – rentowych,
- wykonywanie czynności wynikających z obowiązków pracodawcy w zakresie ochrony zdrowia pracownika (kierowanie pracowników na badania profilaktyczne okresowe, kontrolne, przenoszenie do innej pracy zgodnie z zaleceniem lekarza),
- ewidencja delegacji służbowych,
- współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w Rzeszowie w zakresie organizowania m. in.:
- robót publicznych,
- prac interwencyjnych,
- zatrudnienia w ramach umów absolwenckich,
- stażów dla absolwentów,
- wspierania i inicjowania innych form aktywizacji zawodowej osób poszukujących pracy,
- prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników,
- prowadzenie rejestru umów – zleceń/o dzieło zawieranych przez Urząd,
- sporządzanie sprawozdań w zakresie zatrudnienia i wynagrodzeń.
8. W zakresie obsługi informatycznej Urzędu:
- organizacja i zapewnienie ciągłości pracy sieci komputerowej oraz urządzeń sieciowych,
- dysponowanie zasobami sieci komputerowej i administracja sieci,
- zabezpieczenie danych przez prowadzenie stałej archiwizacji danych,
- konfiguracja systemu zgodnie z aktualnymi potrzebami,
- integracja sprzętu z oprogramowaniem sieciowym i aplikacjami użytkowymi,
- nadzorowanie prawidłowości działania, stanu technicznego, eksploatacji oraz należytej konserwacji urządzeń komputerowych i oprogramowania,
- określanie aktualnych potrzeb w zakresie komputeryzacji – prowadzenie nadzoru zakupów sprzętu komputerowego i oprogramowania dla potrzeb Urzędu,
- bieżąca współpraca z referatami oraz samodzielnymi stanowiskami pracy w Urzędzie, w celu wprowadzania oraz eksploatacji systemów komputerowych wspomagających zarządzanie i pracę Urzędu,
- koordynacja prac wdrożeniowych i instalacyjnych prowadzonych przez firmy obce,
- zapewnienie ochrony systemów informatycznych przed dostępem niepowołanych osób,
- szkolenie pracowników w zakresie obsługi programów komputerowych,
- systematyczne tworzenie kopii danych umożliwiających ich odtworzenie w przypadku awarii oraz ich archiwizowanie.
9. W zakresie Obrony Cywilnej i zarządzania kryzysowego:
- przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny, wykonywanie innych zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony określonych w ustawach.
- organizowanie wykonywania przez jednostki organizacyjne gminy zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony, w tym ustalanie zadań szczegółowych oraz trybu ich realizacji.
- uwzględnianie postulatów dotyczących potrzeb Sił Zbrojnych i obrony cywilnej, przekazywanych przez organy wojskowe upoważnione przez Ministra Obrony Narodowej lub organy obrony cywilnej.
- czynności związane z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi.
- tworzenie formacji obrony cywilnej.
- przeznaczenie na stanowiska komendantów formacji obrony cywilnej.
- nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności.
- planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej i obronności.
- sporządzanie oceny stanu przygotowania obrony cywilnej oraz podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do pełnej realizacji zadań w tym zakresie.
- opracowywanie planów obrony cywilnej gminy oraz nadzorowanie opracowania planów obrony cywilnej zakładów pracy.
- organizowanie szkoleń i ćwiczeń obrony cywilnej oraz szkolenia ludności w zakresie powszechnej samoobrony, a także udzielania pomocy w realizacji przysposobienia obrony młodzieży szkolnej.
- przygotowywanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń.
- zapewnienie dostawy wody pitnej dla ludności i zakładów pracy przemysłu spożywczego oraz wody dla urządzeń specjalnych do likwidacji skażeń i celów przeciwpożarowych.
- zapewnienie przygotowania i realizacji zaciemnienia i wygaszania oświetlenia w gminie, zakładach pracy oraz środków transportu.
- organizowanie realizacji przedsięwzięć zwiększających stopień ochrony zakładów pracy oraz obiektów i urządzeń użyteczności publicznej przed działaniem środków rażenia.
- planowanie wykorzystania pozostających w dyspozycji zakładów pracy maszyn, urządzeń i środków materialnych, przydatnych do realizacji zadań obrony cywilnej oraz decydowania w razie potrzeby o ich wykorzystaniu.
- przygotowywanie zakładów społecznej służby zdrowia do udzielania pomocy ludności poszkodowanej.
- planowanie, zaopatrywanie formacji obrony cywilnej w sprzęt, środki i umundurowanie oraz zakładów pracy w sprzęt i środki, a także zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany tego sprzętu, środków i umundurowania.
- planowanie, rozdzielanie i realizacja w ramach limitu wydatków obronnych – środków finansowych przeznaczonych na zadanie obrony cywilnej.
- organizowanie ochrony płodów rolnych, zwierząt gospodarskich oraz produktów żywnościowych i pasz, a także ujęć i urządzeń wodnych przed skażeniami.
- organizowanie ochrony dóbr kultury przed środkami rażenia oraz ewakuacji tych dóbr.
- wykonywanie innych zadań określonych w odrębnych przepisach, a w szczególności ustalonych przez Szefa Obrony Cywilnej.
- monitorowanie występujących klęsk żywiołowych i prognozowanie rozwoju sytuacji,
- realizowanie procedur i programów reagowania kryzysowego,
- opracowanie i aktualizacja planów reagowania kryzysowego,
- planowanie wsparcia organów kierujących działaniami na niższym szczeblu,
- przygotowanie warunków umożliwiających koordynacje pomocy humanitarnej,
- realizowanie polityki informacyjnej związanej ze stanem klęski żywiołowej.
10. W zakresie obsługi Rady:
- przygotowanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
- przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę i jej komisje,
- przygotowanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
- przygotowywanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Wójta,
- protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
- prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady i jej komisji,
- prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
- prowadzenie rejestru przepisów prawa miejscowego,
- prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta, ich gromadzenie i przechowywanie.
11. W zakresie promocji:
- organizowanie wspólnie z gminnymi jednostkami organizacyjnymi imprez promocyjnych (wystawy, targi, spotkania, konferencje, itp.),
- popularyzowanie informacji o możliwościach i warunkach inwestowania w Gminie,
- gromadzenie informacji o gminie i przygotowywanie materiałów promocyjnych i informacyjnych o Gminie,
- współpraca w zakresie promocji z innymi organizacjami i instytucjami w zakresie promocji gminy,
- utrzymywanie zasobu materiałów o gminie i bieżących wydarzeniach,
- utrzymywanie kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu i prasy,
- koordynacja zagadnień dotyczących udzielania informacji i odpowiedzi na artykuły prasowe,
- utrzymywanie kontaktów z lokalnymi organizacjami reprezentującymi interesy poszczególnych grup zawodowych, społecznych, producenckich i innych,
- prowadzenie internetowego serwisu informacyjnego gminy,
- koordynowanie działań związanych z redagowaniem i wydawaniem gazety gminnej,
- analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na terenie gminy oraz gmin ościennych,
- współudział w przygotowaniu imprez kulturalnych na terenie Gminy,
- współudział w organizacji na terenie gminy obchodów rocznic w celu upamiętnienia walki o niepodległość kraju, uczczenia pamięci ofiar wojny i okresu powojennego,
- koordynacja organizacji festiwali i konkursów, szkolnych imprez kulturalno-oświatowych oraz innych przedsięwzięć, których organizacja następuje z inicjatywy Gminy,
- nawiązywanie i utrzymywanie stałych kontaktów z organizacjami pozarządowymi
i lokalnymi organizacjami.
12. Inne zadania wynikające z przepisów prawa związane z merytorycznym zakresem działania Referatu.